Políticas de tratamiento de Información

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Mediante el presente documento la ASOCIACION DE ANTIGUOS ALUMNOS DE LA COMPAÑÍA DE JESÚS DEL COLEGIO SAN BARTOLOME LA MERCED – ASIA BARTOLINA, en adelante la Asociación o ASIA BARTOLINA, adopta las Políticas de  Tratamiento  de  la  información, relativa a los datos personales de sus Directores, Directivos, empleados, proveedores, clientes y asociados, conforme definición que de estos últimos aparece en el artículo 14 de sus estatutos.

Registro y divulgación de las presentes políticas. El original en medio impreso sobre papel de las presentes políticas de Tratamiento de la  información se conservará en los archivos de la Asociación en la sede de su domicilio, esto es, la carrera 5ª #33B-80 de la ciudad de Bogotá, a cargo de su Director Ejecutivo.

Adicionalmente, las mismas se harán conocer a los empleados, proveedores, clientes y asociados de la Asociación y a terceras personas a través de la página Web http://www.asiabartolina.org.co/

A efecto de poner en  práctica las presentes políticas, la presidencia de la Asociación ha impartido capacitación a sus directores, directivos, empleados y contratistas sobre los deberes que deben cumplir con relación a los datos y sobre los derechos que les asisten a los titulares.

Cualquier cambio sustancial en las presentes políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares  de los datos personales de una manera eficiente, antes de su implementación. En todo caso, las medidas implementadas de conformidad con las presentes políticas invariablemente serán consistentes con las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimientos  usados  para  la  recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información. Para  la  recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información la Asociación hará uso de cualquier clase de procedimientos tecnológicos autorizados por las ley, que permitan su fácil lectura, mantengan su integridad y generen las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Limitaciones temporales al Tratamiento de los  datos personales. La Asociación recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con  las  finalidades  que justifican su acopio. Una vez cumplidas las  finalidades  del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Asociación procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo  anterior, los  datos personales deberán ser conservados cuando se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Derechos de los titulares y deberes de la Asociación. Los Titulares podrán en todo momento conocer, actualizar, rectificar, solicitar que se suprima su información y revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los  mismos, mediante la presentación de un reclamo.

Si vencido el término legal respectivo la Asociación no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o  la  supresión de los  datos personales.

No obstante, la solicitud de supresión de la información  y la  revocatoria  de la  autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Asociación.

Ninguna actividad de la Asociación podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen  su origen racial  o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la  pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Al momento de la recolección de los datos la Asociación solicitará la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos y le informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento.

Respecto de niños, n iñas y adolescentes la asociación únicamente recolectará datos de naturaleza pública y con autorización de su representante legal.

La asociación no recolectará datos personales sin autorización del correspondiente Titular. Esta proscrita la utilización de medios engañosos o fraudulentos para recolectar  y realizar Tratamiento de datos personales de interés para la Asociación.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii)  cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información. Para consultas cuya  periodicidad sea  mayor a una por cada  mes calendario,  la Asociación podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción serán iguales a los costos de recuperación del material correspondiente.

Modo de obtener la  autorización. La autorización para el tratamiento de los datos que sean acopiados a partir de la expedición de las presentes políticas se solicitará y obtendrá del Titular por escrito, mediante la incorporación de una cláusula en los correspondientes documentos, en la que conste:

  • Tratamiento al cual serán sometidos los datos
  • Finalidad del tratamiento
  • Explicación sobre la relevancia de los datos personales
  • Descripción  de  los  procedimientos  usados  para  la  recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de la información
  • Descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada
  • Período de vigencia de la base de datos.

 

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Datos recolectados antes de la  expedición de las presentes políticas. Con relación a los datos recolectados antes de la expedición de las presentes políticas la Asociación solicitará la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales y pondrá en conocimiento de estos las presentes políticas a través de su página de Internet.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación del citado mecanismo de comunicación el Titular no ha contactado a la Asociación para solicitar la supresión de sus datos personales, la Asociación podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la  finalidad  indicada, sin perjuicio de la  facultad  que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

De la guarda de los datos y de derecho de actualización, rectificación y supresión. En desarrollo del principio de veracidad o calidad corresponde al  Director Ejecutivo de la Asociación adoptar las medidas razonables para la protección de datos personales de conformidad con las instrucciones que imparta La Superintendencia de Industria y Comercio

De igual forma, le corresponde asegurar que los mismos sean precisos y suficientes y sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando así lo solicite el Titular.

Adicionalmente, le corresponde documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los  datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos. Corresponderá al Director Ejecutivo de la Asociación atender las correspondientes peticiones, consultas y reclamos y facilitar a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos.

Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer sus derechos. Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos en lo relativo a consultas, peticiones y reclamos mediante comunicaciones dirigidas al  Director Ejecutivo de la Asociación mediante correo electrónico dirigido a asiabartolina@gmail.com, o bien telefónicamente al número 3 40 22 70. El Director Ejecutivo de la Asociación contará con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para dar respuesta a la petición.

Si el titular considerara insatisfactoria la respuesta brindada por el Director Ejecutivo de la Asociación, podrá acudir al Presidente de la Asociación  mediante correo electrónico dirigido a presidenciaasiabartolina@gmail.com, o bien telefónicamente al número 3 40 22 70.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1.         Por el Titular
2.         Por sus causahabientes
3.         Por el  representante  y/o  apoderado  del  Titular

 

 

CLÁUSULAS DE AUTORIZACIÓN

Para asociados:

A efecto que se me informe respecto de las actividades de la Asociación y se me facilite el contacto con los demás asociados y como quiera que he sido informado acerca de sus políticas y procedimientos sobre manejo de datos personales, autorizo a ASIA BARTOLINA para recolectar, almacenar, procesar y usar de manera indefinida los datos que he proporcionado.

Para proveedores:

A efecto que sea posible, seguro y rápido nuestro contacto y relaciones comerciales y como quiera que he sido informado acerca de sus políticas y procedimientos sobre manejo de datos personales, autorizo a ASIA BARTOLINA para recolectar, almacenar, procesar y usar de manera indefinida los datos que he proporcionado.

Para clientes:

A efecto que se me preste un mejor servicio y como quiera que he sido informado acerca de sus políticas y procedimientos sobre manejo de datos personales, autorizo a ASIA BARTOLINA para recolectar, almacenar, procesar y usar de manera indefinida los datos que he proporcionado.

Para Directores, Directivos y empleados:

A efecto que sea posible cumplir de la mejor manera nuestros derechos y deberes y como quiera que he sido informado acerca de sus políticas y procedimientos sobre manejo de datos personales, autorizo a ASIA BARTOLINA para recolectar, almacenar, procesar y usar de manera indefinida los datos que he proporcionado.